Informace o zpracování osobních údajů

dle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „GDPR“)

1. Správce údajů

Základní škola Roudnice nad Labem, Jungmannova 660, okres Litoměřice, IČO: 46773606, sídlo: Jungmannova 660, 413 01 Roudnice nad Labem

2. Pověřenec

Pověřencem pro ochranu osobních údajů je JAROŠ & VÁVRA, advokátní kancelář v.o.s.

Kontaktní osobou pověřence je: JUDr. Vojtěch Vávra, LL.M.

adresa: Štěpánská 644/35, 110 00 Praha 1

e-mail: vojtech.vavra@jaros-vavra.cz

telefon: + 420 732 926 532

Základní škola Vás tímto v souladu s článkem 12 GDPR informuje o zpracování osobních údajů a Vašich právech. Cílem je hájit práva žáků, zákonných zástupců a zaměstnanců proti neoprávněnému zacházení s jejich daty a osobními údaji a dát jim větší kontrolu nad tím, co se s jejich daty děje a jaká mají práva.

3. Účel zpracování osobních údajů a právní základ pro zpracování

Základní škola zpracovává především osobní údaje týkající se žáků, zákonných zástupců, zaměstnanců a uchazečů o zaměstnání. Osobní údaje zpracováváme především za účelem zajištění základního vzdělávání, uplatňování práv a povinností zaměstnavatele v souvislosti s pracovněprávním vztahem zaměstnanců, splnění zákonných požadavků, plnění smlouvy a oprávněných zájmů.

Ke zpracování osobních údajů dochází v souhlasu s GDPR a příslušnými zákony České republiky, přičemž hlavními právními základy pro zpracování osobních údajů jsou:

• článek 6 odst. 1 písm. b) GDPR, dle kterého je zpracování nezbytné pro splnění smlouvy;
• článek 6 odst. 1 písm. c) GDPR, dle kterého je zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti;
• článek 6 odst. 1 písm. f) GDPR, dle kterého je zpracování nezbytné pro účely oprávněných zájmů základní školy či Vašich;
• článek 9 odst. 2 písm. j) GDPR, dle kterého je zpracování nezbytné pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu nebo pro statistické účely.

V případě, že ke zpracování nemá základní škola jiný právní základ (především výše uvedený), provádí zpracování osobních údajů s Vaším souhlasem dle článku 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Poskytnutí takového souhlasu je dobrovolné, nicméně v některých případech může být předpokladem poskytnutí určité služby. Souhlas se zpracováním lze kdykoliv odvolat, na předchozí zpracování ale nemá odvolání souhlasu vliv.

Souhlas se zpracováním osobních údajů nám udělujete především v níže uvedených případech:

• seznamy žáků na mimoškolních akcích a školních zájezdech;
• seznamy žáků na soutěžích;
• zveřejnění výtvarných a obdobných děl žáků na výstavách a přehlídkách;
• zveřejnění audiovizuálních záznamů z výuky a prezentací na webových stránkách základní školy.

4. Rozsah zpracovávaných osobních údajů

V případě žáků a zákonných zástupců je rozsah dán především:

• právními předpisy, zejména školským zákonem a prováděcími předpisy. Jedná se zejména o údaje pro školní matriku a pro poskytování podpůrných opatření žákům dle školského zákona. Tyto údaje jsou získávány od zákonných zástupců žáků standardizovanými dotazníky a formuláři, které zajišťují, aby nebyly získávány údaje, které základní škola ke své činnosti nepotřebuje. Pokud právní předpisy upraví (změní) rozsah osobních údajů zpracovávaných základní školou, základní škola zajistí informování subjektů, jejichž osobní údaje zpracovává.
• oprávněnými zájmy základní školy na vystavování výtvorů žáků uvnitř budovy a zveřejňování fotografií žáků na webových stránkách základní školy za účelem propagace základní školy. Výtvory jsou označeny pouze základními údaji o žácích a jsou umístěné výhradně v budově základní školy. Fotografie, na kterých se nacházejí žáci, případně jejich zákonní zástupci nebo třetí osoby nejsou přímo označeny jmény těchto osob, podle kterých by bylo možné jednotlivé osoby identifikovat.
• zvláštními účely, které vyplynou z provozu základní školy, například při zajišťování mimoškolních akcí či marketingová propagace základní školy. Při těchto účelech jsou informace od subjektů zpracovávány výhradně na základě poskytnutého souhlasu.

V případě zaměstnanců je rozsah dán především:

• právními předpisy, zejména zákoníkem práce, zákonem o pedagogických pracovnících, školským zákonem a prováděcími předpisy. Rozsah je stanoven tak, aby zpracovávané údaje spolehlivě a věrohodně prokazovaly vznik, průběh a ukončení pracovněprávního vztahu zaměstnance, včetně poskytování platu; dále splnění povinností vůči třetím osobám (např. zdravotní pojišťovny, Česká správa sociálního zabezpečení, finanční úřad) a předpisů o archivaci.
• zvláštními účely, které vyplynou z provozu základní školy, například při zajišťování mimoškolních akcí či marketingová propagace základní školy. Při těchto účelech jsou informace od subjektů zpracovávány výhradně na základě poskytnutého souhlasu.

V případě uchazečů o zaměstnání je rozsah dán především:

• údaji nezbytnými pro posouzení vhodnosti uchazečů v rámci výběrového řízení (kvalifikace, zdravotní způsobilost apod.). Další rozšiřující informace jsou požadovány až po případném rozhodnutí o uzavření pracovněprávního vztahu. Dokumenty neúspěšných uchazečů jsou jim vráceny nebo zničeny a jejich osobní údaje jsou vymazány.

V případě třetích osob rozdílných od výše uvedených je rozsah dán především:

• údaji nezbytnými pro splnění smlouvy, která je s třetími osobami za určitým účelem uzavírána.

5. Kamerový systém

Za účelem zajištění ochrany majetku základní školy a bezpečnosti žáků jsou na a uvnitř budov základní školy instalovány kamerové systémy. O umístění kamerových systému jsou subjekty údajů vždy informovány informačními cedulemi a piktogramy při vstupu do takového prostoru. Záznamy z kamerových systémů jsou archivovány po nezbytně nutnou dobu a mimo uvedený účel nejsou dále nijak zpracovávány.

6. Shromažďování osobních údajů

Zatímco většina osobních údajů, které základní škole poskytnete je povinná, některé osobní údaje jsou poskytovány dobrovolně. Při shromažďování údajů Vás bude základní škola informovat, zda jste povinni poskytnout tato data nebo je-li potřebný souhlas. Pokud je požadován souhlas, poskytne Vám základní škola specifické a explicitní informace o důvodech shromažďování údajů a způsobu využití těchto údajů.

7. Doba zpracování osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovávány pouze po nezbytnou dobu, která je individuální pro jednotlivé účely zpracování. Doba zpracování vychází především ze zákona o archivnictví, zákona o účetnictví či dalších právních předpisů a skartačního plánu. Po uplynutí doby nezbytné pro zpracování jsou osobní údaje zlikvidovány.

V případě udělení souhlasu ke zpracování osobních údajů k určitému účelu je doba zpracování dána trváním souhlasu, není-li přímo v souhlasu uvedeno jinak. Souhlas můžete kdykoliv odvolat a tím zpracování ukončit.

8. Sdílení osobních údajů

Osobní údaje nesdílíme s nikým bez souhlasu, pokud to zákon a naše zásady neumožňují. Osobní údaje mohou být na základě zákonné povinnosti či žádosti předány třetím subjektům, které disponují zákonnou pravomocí vyžadovat předání předmětných osobních údajů.

Osobní údaje mohou být pro zajištění výše popsaného účelu zpracovávány také našimi smluvními zpracovateli, a to na základě smlouvy o zpracování osobních údajů. Mezi tyto smluvní zpracovatele patří především:

• Blanka Křepínská, Profit Invest

Ke zpracování osobních údajů dochází prostřednictvím výpočetní techniky, popř. i manuálním způsobem u osobních údajů v listinné podobě za dodržení všech bezpečnostní zásad pro správu a zpracování osobních údajů dle příslušných právních předpisů upravujících ochranu osobních údajů. Za tímto účelem přijala základní škola příslušná technická a organizační opatření. Stejná zabezpečení jsou vyžadována i od zpracovatelů osobních údajů.

9. Vaše práva v souvislosti s osobními údaji

Máte právo na potvrzení, zda jsou Vaše osobní údaje zpracovávány či nikoliv, a pokud tomu tak je, máte právo na přístup k těmto údajům a k následujícím informacím:

• účel zpracování;
• kategorii dotčených osobních údajů;
• příjemci nebo kategorie příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny;
• plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy;
• veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů;
• skutečnosti, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování.

Ohledně osobních údajů máte dále mimo jiné právo na:

• opravu osobních údajů;
• výmaz („být zapomenut“) osobních údajů;
• omezení zpracování osobních údajů;
• přenositelnost osobních údajů;
• vznést námitku proti zpracování osobních údajů;
• obrátit se na dozorový úřad, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů.

Většina případů, v kterých osobní údaje zpracováváme se opírá o některou ze zákonných povinností. Pokud však ke zpracování osobních údajů dochází pouze na základě souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat.

Při zjištění, že bylo porušeno zabezpečení osobních údajů, nebo při podezření, že bylo porušeno toto zabezpečení, je každý subjekt (správce, zpracovatel, pověřenec, zaměstnanec) povinen informovat základní školu a pověřence. Ti ve vzájemné součinnosti posoudí, zda skutečně došlo k porušení zabezpečení, vyhodnotí závažnost a podle závažnosti (bez rizika, nízké riziko, vysoké riziko) o porušení informují Vás i dozorový orgán, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů.

V případě, pokud byste chtěli uplatnit některá z práv výše uvedených nebo pokud zjistíte nebo se domníváte, že dochází k zpracování osobních údajů, které je v rozporu s ochrannou soukromého práva a osobního života nebo v rozporu se zákonem, neváhejte nás kdykoliv kontaktovat, popřípadě může také kontaktovat našeho pověřence pro ochranu osobních údajů.

Pokud zjistíte nebo se domníváte, že došlo k porušení Vašich práv na ochranu osobních údajů, můžete se obrátit přímo na dozorový úřad, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů.

10. Užitečné kontakty